僕は新しいお仕事が始まるとき、できる限り打ち合わせをするように心がけています。
というのにも理由がありまして、やはり最初に打ち合わせをしておく事でのメリットと危険回避に繋がるからです。
その結果より高い確率で満足のいく仕事になる場合が多いからなんですが、今回はその事について書いてみようと思います。
打ち合わせって時間の無駄になるのではないか?
まず僕は仕事においては基本的に無駄に時間を浪費する事が好きではありません。
趣味の場合は無駄の美学があるのですがそれはまた次回に紹介するとして仕事においてはより効率的に無駄を省いて最短ルートで最高のクオリティを目指したいと思ってるからです。
その場合にまず邪魔になってくるのが打ち合わせの為の移動の時間や不毛な会議だったりするわけです。
なのでできれば打ち合わせはしない方がいいのではということになりがちです。
しかし、これまでの経験を踏まえてたどり着いたゴールはやはり打ち合わせは必要、しかし本当に必要なのは最初の打ち合わせで充分でここをしっかりとしておけばそれ以降に起こる問題はほぼ解決できるという結論に至りました。
ではその理由を書いていきます。
打ち合わせは初回にしっかりしておく理由
基本時に僕の仕事上、最初の段階でのゴールは「サイトを作って納品する事」が多いです。
もちろん大切なのはその後の運用部分ですし、更新する事、サイトを活用していく事はかなり重要ですがまず作らないとそこのステージには立てませんので1番目のゴールは新規であれリニューアルであれ「作る」事になります。
作るという目的の場合は考えないといけない事は
・何を作るか
・どのような目標で作るか
・作ってからどういう運用を想定しているのか
を明確にしておく必要があります。ここがぶれると最終時に一体なんな為に作ったのかぼやけてしまう結果になってしまいます。
なので初回の打ち合わせ時はここの部分のお客さんとの意志の疎通・認識の共有をしておく必要があります。
そのためには遠隔での電話やメールではやはり「伝わらない」部分が出てきてしまいます。
僕が初回の打ち合わせを極力行うのはこの「お互いの顔と顔を合わせて話しをしっかりしておく事でできる信頼関係と安心感。そして共通認識でのスムーズな連携」が実現できると確信しているからです。
その後は打ち合わせで方向性の認識がぶれないので打ち合わせを最小限にとどめる事ができ、様々なメリットが生まれます。
メリットについては後述します。
が、この状態になる為には僕だけの力では無理でお客さん側にもしてもらう事があります。
打ち合わせを少なくする為に必要な事
まず大切なのは「最初の打ち合わせで確実にぶれないように意識を共有する事」です。
結局のところこれができなければこの話は夢物語で終わります。
なのでその為に最初の位置あわせでは今後の一番やりやすいやり方をお客さんに合わせてこちらが取っていく事とできない事やしたくない事をはっきり伝えていくというバランスが重要になってきます。
僕の場合は「電話はしたくない」「連絡はメールよりチャット」という希望があるのでまずはお客さんにその事をきちんと理由を説明して理解してもらうようにしています。
が、必ずしも受け入れられる事はないのでこちらとお客さんの妥協点を見出してお互いに納得した状態でスタートするように心がけています。
お客さんとのやり取りはやはり「人と人とのコミュニケーション」なので、双方の事を理解し合える状態になっている事がベストではないかと考えています。
その為に少しだけがんばってもらうようにお願いする事になります。
ただし、それだけではお客さんには何のメリットもないので次のようなメリットがあることをしっかり伝えてその対価を信じてもらう事が理解を得られる要因になります。
打ち合わせを最小限にとどめるメリット
打ち合わせを減らす事で以下のメリットがあることを最初の打ち合わせ時にお話しするようにしています。
・かかる時間の削減によるより早い段階でのリリース
・かかる工数の減少によるコストの削減
・言った言わない論を回避する記録と共有
・ミスややり忘れがなくなり、クオリティの高い成果になる
まずは単純に打ち合わせの時間と移動時間が減るのでその影響でより早い段階で制作が完了し早くリリースする事ができるようになります。また、打ち合わせの資料の作成時間や議事録の作成・チェックの工数が減るのでその分コストを削減できるので料金を低く設定する事ができます。
あとは電話は緊急時以外しないので、打ち合わせの代わりにメールやスカイプ、今ならチャットワークなどで行ったやり取りの記録が全てデータとして記録されます。なので電話や打ち合わせでこう言った言わないといった不毛な議論を回避する事ができます。
こちらも作業のタスクを漏らす事がなくなるのでミスややり残しがなくなりよりクオリティの高い状態で納品する事ができるようになります。
これだけの理由を説明するとほとんどのお客さんは最初抵抗はあるもののこちらが希望したやり方に理解を示してもらえます。
といったわけで僕は打ち合わせは最初はできる限り行い、その後は極力打ち合わせのいらないようにするという様にしています。
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